Transformación financiera para restaurante local de comida saludable

Ubicado en Medellín, Colombia, Daylight ofrecía una propuesta gastronómica innovadora y saludable a través de recetas nutritivas y deliciosas elaboradas por nutricionistas expertos. Creada por nativos digitales, la empresa estaba fuertemente apalancada en tecnología y gestionaba sus órdenes a través de Whatsapp y redes sociales. La Junta Directiva, conformada por nuevos socios capitalistas que compraron la compañía a sus fundadores, necesitaba entender mejor la situación financiera de la empresa luego de su recente adquisición.

El reto

La sostenibilidad del restaurante se vió amenazada unos pocos meses después de su adquisición. Los socios no contaban con un sistema estructurado de información que les permitiera tomar decisiones oportunas y tampoco tenían el panorama completo de la situación, razón por la cual se les dificultaba tomar las decisiones adecuadas para afrontar los problemas del negocio.

Nuestra solución

Nos adentramos en el negocio para entender por completo su operación. Desarrollamos un sistema de información financiera personalizado que permitió la generación de informes semanales detallados, abordando las necesidades específicas del cliente. Como parte de nuestra intervención:

• Implementamos un moderno RMS (Restaurant Management System) llamado Tasty Igniter que permitió automatizar el proceso de pedidos y la administración del restaurante en su día a día.

• Estandarizamos distintos procedimientos al interior de la empresa con el fin de optimizar el uso de recursos claves como tiempo, materia prima y mano de obra.

• Rediseñamos el proceso de abastecimiento para reducir costos y mejorar la eficiencia; formalizamos y socializamos las nuevas prácticas con los empleados involucrados.

• Trabajamos en la sectorización de la ciudad para mejorar la distribución de los pedidos y reducir la carga operativa de los domiciliarios.

• Aplicamos procedimientos para mitigar el riesgo tributario estableciendo procedimientos claros para las declaraciones de impuesto al consumo y autorretenciones.

• Simplificamos los archivos de recolección de datos agregando las tablas necesarias para tener todo en el mismo lugar.

• Definimos los procedimientos para el arqueo de caja con el objetivo de tener plena trazabilidad de cada transacción.

• Diseñamos e implementamos el estado de flujo de efectivo de la compañía con una clara separación de las actividades del negocio para hacerle seguimiento a los planes de operación e inversión.

Reducción en tiempos de espera y mayor satisfacción del cliente: sectorización de las rutas y mayor eficiencia en los gastos de distribución.

Visión del negocio en tiempo real: acceso oportuno a las métricas clave del negocio con informes de gestión semanales que resumen diferentes áreas del negocio.

Optimización de costos y mayor satisfacción laboral: reducción en el pago de horas extra y menor desperdicio de ingredientes logrando un mejor uso de materias primas comunicando de forma efectiva a todas las áreas involucradas.

Disminución del riesgo operativo: documentación y papelería contable al día tanto en facturas de venta como de compras otorgando mayor control sobre el negocio. Optimización de los procesos de liquidación de nómina e identificación del punto de equilibrio.

Administración efectiva de las relaciones con el cliente: implementación de librerías especializadas en el RMS para interactuar de forma directa con el cliente. Parametrización de un usuario con las características necesarias para auditar la relación empresa-cliente.

El resultado...

"Mantente ágil, abraza el cambio y aprende de cada desafío. La resiliencia financiera no solo implica equilibrio numérico, sino también la habilidad para evolucionar con el mercado y las necesidades de tus clientes."