Integrando las distintas áreas de una empresa agroindustrial para producir información financiera oportuna y relevante

Agroalimentos es una empresa colombiana de snacks saludables con alcance nacional, sede administrativa en Medellín y una planta de operación agroindustrial en el municipio de Rionegro. Fundada en el año 2017 por los hermanos Restrepo, la compañía experimentó un acelerado crecimiento en sus primeros años aprovechando el boom del estilo de vida fitness y la introducción de los llamados "superalimentos" al mercado nacional. Sin embargo, como es bastante común para los emprendedores jóvenes, el crecimiento trajo consigo una serie de problemas administrativos y desafíos financieros.

El reto

El equipo emprendedor y su junta directiva estaban felices con el crecimiento exponencial observado en los últimos años; sin embargo, cada vez era más difícil para los emprendedores mantenerse al día con la administración del negocio, no solo por la alta carga laboral que esto representaba, sino porque carecían de una metodología estructurada para organizar las finanzas de su negocio. La ausencia de reportes financieros hacía imposible tener el nivel de detalle necesario para navegar un entorno empresarial cada vez más desafiante y también dificultaba la comunicación de las métricas clave del negocio.

El equipo directivo de Agroalimentos se sentía frustrado ante un ritmo de operación que cada día se aceleraba más y ante la imposibilidad de entender su propio negocio de una manera integral.

Nuestra solución

Nos acercamos a nuestros clientes, aprendemos del negocio y nos adentramos en la operación para entender por completo el terreno de juego. En el caso de Agroalimentos creamos un área financiera interna que coordinara los distintos equipos: la operación del cultivo, la planta de producción, el área comercial y el equipo externo de contabilidad. Nuestra intervención multidisciplinaria incluyó:

• Implementamos un sistema de contabilidad en la nube para mantener la trazabilidad de las transacciones del negocio.

• Estandarizamos distintos procedimientos al interior de la empresa con el fin de optimizar el uso de recursos claves como tiempo, materia prima y mano de obra.

• Acompañamos y orientamos la documentación de procesos en campo, implementando distintas herramientas para la mejor definición de las actividades del negocio. Formalizamos y socializamos las nuevas prácticas con los empleados involucrados.

• Aplicamos procedimientos para mitigar el riesgo legal y tributario estableciendo alcances precisos con los proveedores involucrados. Implementamos mejoras a subsistemas clave en la gestión empresarial como manejo de inventarios, liquidaciones de nómina, causaciones, cierres de periodo, planeación financiera, entre otros.

• Simplificamos los archivos de recolección de datos agregando las tablas necesarias para tener todo en el mismo lugar y conectar las diferentes áreas de manera estratégica.

• Definimos los procedimientos para el arqueo de caja y conciliaciones bancarias con el objetivo de tener plena trazabilidad de cada transacción y asegurar la calidad de la información contable.

• Diseñamos e implementamos el estado de flujo de efectivo de la compañía con una clara separación de las actividades del negocio para hacerle seguimiento a los planes de operación e inversión.

• Capacitamos y orientamos al equipo emprendedor en temas de administración financiera por medio de charlas cortas y talleres aplicados.

• Alineamos las metas comerciales con un plan detallado de producción que considerara la participación de las distintas líneas de negocio en el portafolio, su rentabilidad y su impacto en la capacidad instalada.

El resultado...

Luego de una intervención de 6 meses aproximadamente, el equipo de Agroalimentos obtuvo un arsenal de herramientas para continuar con el crecimiento y consolidación de su negocio.

Mapa de procesos establecido: formatos sencillos e intuitivos para establecer tiempos de operación, valor añadido, análisis de desperdicios, áreas responsables y oportunidades de mejora.

Visión del negocio en tiempo real: acceso oportuno a las métricas clave del negocio con informes de gestión semanales que resumen diferentes áreas del negocio.

Mayor coordinación entre áreas: establecimiento de sistemas de información y comunicación que favorecieron la interacción de procesos entre distintas áreas: contable, producción, compras cobranza, comercial.

Optimización de costos y mayor satisfacción laboral: mayor agilidad en los procesos de relacionamiento y gestión de la relación con los empleados. Menor desperdicio de ingredientes logrando un mejor uso de materias primas.

Disminución de riesgo legal, tributario y operativo: documentación y papelería contable al día tanto en facturas de venta como de compras otorgando mayor control sobre el negocio. Optimización de los procesos de liquidación de nómina e identificación del punto de equilibrio.

Mayor control sobre la operación del negocio: s para la proyección del flujo de caja y el control presupuestal, diseñando instrumentos para la gestión del capital de trabajo y garantizando la trazabilidad

Mejora considerable en la calidad y confiabilidad del dato: establecimiento de una arquitectura de información confiable para la generación, actualización y custodia de la información financiera de la compañía.

Aumento de la eficiencia y mayor productividad: a través de reingeniería de procesos fue posible incrementar la producción semanal hasta en un 50% de manera sostenible.

"Las ideas simples vienen del pensamiento complejo; en este caso la observación, un par de fórmulas físicas y materiales de uso cotidiano fueron suficientes para optimizar la administración de líquidos en una planta de procesamiento industrial."